请收下，看了就会的9个AI办公技巧
观点 / 王吉斌 主笔 / 景九 责编 / 黄静
今天，我们重发一篇过往比较受欢迎的文章《请收下，看了就会的9个AI办公技巧》，希望对你有所启发。
以下是这篇次条重发文章正文。
你是不是常觉得，每天被各种琐事缠身？明明想做点“有价值”的工作，花时间捋捋思路，可大部分时间，都耗在了那些重复、机械的任务上。
比如，没完没了的会议纪要，急着要的Excel，改了又改的PPT、流程图……这些工作，说难不难，但就是特别“吃”时间，还容易出错。
都说AI时代来了，DeepSeek也确实厉害。但左试右试，好像也只能生成文字。我想让它干的，是那些耗时间的“杂活”，它能干吗？
能干。
前段时间，刘润读书会，邀请到了清华大学经管学院博士后、人工智能研究专家王吉斌及其团队小伙伴。他用了一晚上的时间，和团队的几位老师轮流上阵，现场演示了利用AI，提高办公效率的方法，特别实用。
所以，今天我也特地从直播和书中，精挑细选了9个特别有用的AI办公技巧。每一个，都力求让你一看就明白，一用就上手。
准备好了吗？我们开始。
半小时做一套PPT
你是不是，也经常为做PPT而头疼？
下周就要给客户提案了，可几十页的PPT，还只有一个标题。老板让你把上周的项目做个总结，脑子里有千言万语，却不知道第一页该放什么。
内容框架想完，已经去掉半条命了。接下来，还有更磨人的：码字、找配图、调整字体、颜色……在模板库里挑花了眼，在素材网站跑断了腿。一套PPT做下来，一两天就没了。
怎么办？别慌。我们这就去请AI来帮忙。
首先，请DeepSeek帮助我们，梳理思路，生成大纲。
我随便举个例子。
比如，这样说：
现在，我要做一份关于低空经济产业趋势的PPT内容分享，面向的人群，是想要转行从事这个行业的23-35岁人群，要求逻辑清晰，构架完整，以Markdown形式输出。
划重点，Markdown格式。
这种格式，特别结构化，对你来说，它易写易改；对AI来说，它也更容易理解，为后续生成PPT打下基础。就像这样。
挺好。接着，我们打开Kimi，展开导航，点击Kimi+，找到PPT助手。把Markdown格式的内容，发给它。
不错。只见Kimi同学，很快就理解了markdown格式的框架。
你只要点击“一键生成PPT”，选择想要的模版，就能直接得到一套做好的PPT。
很快，一分钟都没用。
说实话，这种从无到有，瞬间拥有一套完整PPT的感觉，挺爽。
是不是还不错？
但你可能会说，在动手做PPT之前，我经常捋不清脑子里的想法。
怎么办？这时候，你可以试着，先做一个思维导图。
很多时候，我们都需要理清思绪。
比如，脑子里突然冒出很多新点子。或者，刚学习完一门新课程、读完一本厚厚的书。概念很多，但一团乱麻。
怎么办？做张思维导图吧。可是信息点太多太杂，从“无序”的想法到“有序”的导图，还是很费脑力。
那，怎么偷偷懒？我们还是请DeepSeek来帮忙。
举个例子：
帮我写一个思维导图，主题就是我发你的这篇文章。要求结构清晰、逻辑连贯，确保不丢失任何细节，采用Markdown模式写到代码块中。
以下为文章正文：请笑纳：我这28年的写作心法，全部都在这里了
这篇文章，很长很长。在公号已经发布的所有文章之中，名列前茅。一下子可能看不完。但没关系，你可以看思维导图。
拿到DeepSeek生成的总结之后，我们打开Xmind，在文件-导入选项卡里，找到Markdown格式，把刚才的总结，粘贴进去。
一个思维导图，就这么生成了。文章内容一目了然。
AI做思维导图，不是替你思考，而是帮你更好地思考。
思路理清了，无论是做方案还是学习新知识，效率都大大提升。
但说到“整理”，办公场景里，还有一个老大难问题，那就是：
会议纪要。
10分钟做好会议纪要
作为“会议记录员”，你奋笔疾书。可手速跟不上语速，会议内容没怎么听进去。整理出来的纪要，自己看着都费劲。费时费力，还不讨好。
怎么办？没事，我们继续用AI。
首先，我们找到一个语音转文字的工具。
可以是飞书自带的飞书妙记，也可以是Get笔记，讯飞听见……都好。找你用得顺手的。就飞书妙记吧。点击右下角那个小话筒，开始录音，它就能把语音，转录成文字。
拿到录音的文字稿之后，你就可以打开老伙计DeepSeek，告诉它：
这是一份会议的录音。我希望你整理一份会议纪要出来。分条分点列出会议议题，并附进展情况，解决措施，负责人。
以下是录音文字稿：xxxx
接着，它马上就能给你一份质量不错的会议纪要。我截取了其中一个议题，看看效果。
是不是还不错？现在，你只需要花10分钟，做确认和微调就可以了。
但会议中，除了形成决议，我们还会讨论到需要追踪的数据、任务。这些信息，如果能直接变成表格，就更方便管理了。
没问题。AI照样手到擒来。
5分钟生成Excel表格
我想，你经常遇见这样的情况。
工作中，突然有做表格的要求，还得打印出来。这听起来没什么，但你打开Excel，输入信息，合并单元格……一顿操作，半小时都过去了。
更可怕的，是老板突然甩给你一段材料，让你把关键信息整理成一个表格，下班前给他。你一看，信息点零零散散，分布在各个段落。手动提取、复制、粘贴……想想都觉得手腕发酸，眼睛发胀。
怎么办？这活AI可帮不了我吧。你看DeepSeek，不是只能生成文字吗？
不一定哦。举个例子，做个请假表格：
帮我做一个请假的表格，要有姓名，部门，请假时间，请假类别，请假理由，主管部门意见，总经理意见，并留出签名的地方，最终以HTML的格式输出。页面要有能直接下载Excel文档的功能，并且能直接下载Excel文件。
它会输出什么呢？请看图。
它会给你一个HTML页面代码。你只需要点击一下“运行”，就能得到一个可以下载的Excel表格。
是不是有点东西？
这意味着，过去你可能需要半小时甚至更长时间手动敲打、调整的制表工作，可能只需要几分钟的“沟通”，再经过微调，就能搞定。
比如，“帮我把这段素材里的关键信息，制作成表格”，并且优雅地加上一句“最终以HTML的格式输出，页面要有能直接下载Excel文档的功能。”
AI，就能帮你把繁琐的执行过程给“承包”了。
批量修改Excel
提到Excel，还有一个场景，特别让人头疼：批量做表格。它们大体相同，但又有微小区别。
比如，挨个评价部门20多位同事的绩效。
虽然有模板，但每个人的名字都不一样。正常情况下，你要手动在Excel里一个个复制，再更改名字，特别繁琐。
怎么办？你可以这样说：
我想做20个人的绩效评价表。其中，第一张表有数据，表格名叫做“绩效评价”。姓名为张三，在B1单元格。我想依次再生成19个表格，然后姓名替换为如下，帮我生成宏代码：林一、张二、王三、李四、吴五、陈六、赵七、刘八、郑九、杨十、李十一、王十二、张十三、陈十四、刘十五、赵十六、林十七、吴十八、郑十九。
看。很快，DeepSeek就能写出对应的代码指令。
接着，就是在Excel里，把代码粘贴到VB编辑器里。插入-格式-粘贴代码。这里注意，如果VB编辑器用不了的话，可能需要单独设置权限，启用宏功能。
不需要保存。插入DeepSeek写好的代码，关掉。回到表格页面，点击“运行宏”，19个表格，一下子就做好了。
工作中，你可能需要，把一些复杂的流程，用图表呈现出来。比如，给新员工培训用的手册。比如，讨论新方案的可行路径。
这时候，你就得一点点拖拽、对齐、输入文字。小了看不清，大了排不下，线条拐弯抹角，调整起来能把人逼疯。好不容易弄好了，领导一句“不好看”，又打回来重做。
好烦。怎么办？没事，快去请AI大仙。
按照惯例，我们先问DeepSeek。比如：
帮我设计一个半导体超纯管件的生产业务流程图。用mermaid格式输出。
划重点，mermaid。
借助mermaid这种用代码描述图表的工具，DeepSeek就能直接把图表“写”出来。是不是有点意思？
看，一分钟。勤勤恳恳的DeepSeek，就完成了流程图设计。
把它写好的mermaid格式的流程图代码，复制到绘图软件中，我这里用的是Draw.io。一个初版流程图，就一下子画好了。看图。
是不是还有点意思？在Draw.io里，你还能继续对细节进行微调。
以后，你可能再也不用在绘图工具里，跟那些小方框、小菱形、小箭头较劲了，而是把更多的精力，放在思考流程本身上。
流程理顺了，工作自然就更有条理。但很多时候，很多细项内容，流程图还是有点“干”，不容易理解。有没有更好的展示方式？
小白也能做演示动画
我猜，你大概有类似的苦恼。
想给团队解释一个复杂的产品流程，但文字和静态图片，太干。如果能用一段有趣简洁的动画展示，效果肯定好上百倍。俗话说一图顶万字，如果是动画，岂不是顶更多万字？
但是……一想到制作动画，你头就大了。我又不是专业动画师，那些复杂的软件，怎么用？就算是一些简单的工具，也得自己一点点拖素材，调时间轴，没个半天根本搞不定。
很多好想法，就因为表达门槛太高，最终只能停留在脑海里。
太可惜了。没事，我们用AI弥补这个遗憾。
比如，我可以这么说：
公司向新员工或合作伙伴介绍其供应链运作模式；或者向消费者展示产品的“透明化”生产运输过程。制作一个动画，要求以HTML呈现。大概是：卡车从工厂驶出，行驶到仓库前，在仓库卸货。另一辆卡车从仓库驶出，到达超市。货物出现在超市，顾客很开心。图标卡通化。
DeepSeek很快就编好了代码。点击运行。一个简单的动画就出现了。把它保存成HTML文件，就可以展示动画了。
不错。虽然还有点简陋。但至少多了一个办法。并且，以后效果肯定会越来越好的。好想法，不必担心表达不出来了。
一个午后，你收到一堆Excel表格，里面密密麻麻全是数字。
老板让你分析一下数据，看看有什么趋势和问题，做几个图表出来汇报一下。你盯着那些单元格，一阵头晕。
因为你知道：今天下午，就又交代在这了。搞不好，还得熬夜。
用什么图表，才能展现这堆数据的价值？用饼图看占比，还是用散点图看相关性？图选错了，表达不清晰，还误导决策。接着，你又开始跟各种选项较劲：哪个系列放X轴？图例怎么调？颜色怎么搭配？
别慌。因为我们的DeepSeek，还是一如既往的神勇。
你可以这么说：
帮我根据上传的数据，生成六种可视化分析图表，要求以html格式输出，可执行。以下是数据：xxx
短暂思考之后，它马上给出了可运行的HTML代码。点击运行之后，你就立刻可以获得这些图。
（图片可左右滑动）
效果还行，对吧。不满意的话，还可以微调。
或许，你还想要更多。
比如，在一些专业的分析报告或者发布会上，出现的炫酷图表。像是，“动态折线图”。数据，能随时间轴自己“动”起来。又或者，“南丁格尔玫瑰图”。像花瓣一样绽放、优雅地对比各项数据……
太牛了。如果我也能用上，今年评优肯定多一分。可些高级图表，往往意味着更复杂的参数设置，甚至还需要编程，特别费劲。怎么办？
好说。DeepSeek一个人不行，咱就再上搭子。
啥搭子？ECharts。
直接百度搜索，你就能看见它。这是一个开源的图表库。你点击“所有示例”，就能找到很多炫酷的图表。
（图片来自：Apache Echarts）
选择你喜欢的图表，在界面左侧，你就能看到它的代码。
（图片来自：Apache Echarts）
好了。现在关键的来了。
你要先把这个图表的代码，复制下来。然后，放进DeepSeek，让它按照我们的理解画图。
你可以这么说：
阅读以下代码。把其中的数据，替换成我给你的，3个品牌智能手机的23年下半年销量数据。并且生成可执行的渐变堆叠面积图HTML代码。
代码：xxx
数据：xxx
有时候，代码、数据比较多，可以直接上传文档。把代码保存为txt文档、数据存成excel文档。上传后，告诉DeepSeek：理解代码，然后替换数据为上传表格数据。
勤勤恳恳2分钟之后，DeepSeek返回了结果。点击运行，图表就出现了。
哇。真好看。
没想到，那些技术大神炫技的图表，有朝一日我也能做出来。
最后的话
类似的技巧，还有很多很多。今天的分享，只是抛砖引玉，挂一漏万。
不过，看完这几个方法之后，不知道你发没发现这样一件事。
虽然DeepSeek的核心，依然在“文本”，但这不意味着，它只能帮你做文本。
很多看似超越了“文字”范畴的技能，比如直接生成Excel、一键绘制流程图，它也能实现。
因为，它掌握了一种底层的语言：代码。
通过把自然语言转化为代码指令，AI就能驱动其他软件，完成任务。这样，我们就能从那些重复机械、消磨心智的工作中，解放出来，真正腾出时间和精力，去思考，去创造。
AI+代码，真的可以让我们少干杂活了。
在这个充满不确定性的时代，唯一的不变是变化。但是，无论技术如何革新，有一个核心，始终不变：
工具的价值，不在于本身，而在于使用它的人，如何用它创造价值。
不知道今天的分享，对你有没有启发？
欢迎你，也在评论区分享，自己最常用的AI办公技巧。
*文章为王吉斌独立观点，仅供参考。
